L'autorisation d'acheter du matériel en franchise de la Taxe sur la Valeur Ajoutée est accordée par les directeurs des services fiscaux, c'est-à-dire au stade départemental (ou au niveau de l'arrondissement en Ile de France).
Cette autorisation est accordée pour des motifs sportifs, scientifiques ou culturels (contacts entre les peuples). La spéléologie relevant de ces trois catégories, il n'y a, en général, pas de difficulté d'obtention.
Il semble cependant que dans certains départements, les services fiscaux, recevant peu de demandes, ne soient guère au courant de la procédure. Il appartient au club demandeur de convaincre son interlocuteur de la justesse de sa démarche. Le refus de l'administration doit être motivé et il est très certainement susceptible d'appel.
Le texte servant de fondement à toute demande de détaxe est une instruction de la Direction Générale des Impôts, en date du 10 mai 1972, reproduite ci-dessous :

Solutions diverses. Exportations. Cas particuliers.
Voyages d'exploration.

Les dirigeants d'expéditions sportives en haute montagne et de voyages scientifiques, effectués à l'étranger, peuvent être autorisés, par décision de l'Administration, à acquérir en franchise de la Taxe sur la Valeur Ajoutée les différents matériels qu'ils utilisent hors de France.

L'octroi de ces contingents exceptionnels d'achat en franchise est subordonné :
- à la garantie donnée à l'expédition par un organisme officiel ou, à tout le moins, par une fédération sportive,
- à l'établissement d'attestations, du type prévu à l'article 275 du Code Général des Impôts, certifiant la destination des marchandises et soumises au visa du service local, les intéressés s'engageant à acquitter la taxe au cas où l'exportation ne serait pas réalisée.

Soucieuse de déconcentration, l'Administration a décidé de confier désormais à MM. Les directeurs de services fiscaux le soin d'instruire les demandes de ce type et d'accorder, le cas échéant, les facilités rappelées ci-dessus.

" Monsieur le Directeur des Services Fiscaux de ______________________.

Je soussigné, ___________________, secrétaire (ou trésorier, ou président, ou responsable de l'expédition) pour le compte de l'association _____________________________ sollicite de votre haute bienveillance, en vertu de l'instruction de la Direction Générale des Impôts en date du 10 mai 1972, l'autorisation d'acheter des matériels en franchise de TVA., matériels destinés à notre expédition au _____________, laquelle doit se dérouler du ______________ au __________ .
Veuillez trouver ci-joint l'attestation de parrainage (ou photocopie d l'attestation de parrainage) accordée par la Fédération Française de Spéléologie ainsi qu'un descriptif de notre projet d'expédition.
Vous voudrez bien noter que notre expédition est à vocation d'exploration et qu'elle sera suivie de publication (ou bien que notre expédition est à caractère sportif de haut niveau comparable à une expédition de haute montagne ou bien que notre expédition est de nature à resserrer les contacts entre les peuples par la participation de nos confrères du pays receveur).

Veuillez agréer, etc... "

Les services fiscaux répondent en général dans la quinzaine. Souvent ils délivrent une autorisation plafonnée à une certaine somme d'achat.

II. Aller négocier le prix hors taxe avec le commerçant (ou mieux, le prix usine, toujours hors taxe, avec le fabriquant). Se faire établir une facture pro-format par le commerçant ou le fabriquant.

III. Etablir une attestation (en triple exemplaires par point de vente) sur le modèle :

" Je soussigné __________________, certifie que le matériel faisant l'objet de la commande ci-dessous : (date, montant hors-taxe) et qui sera fourni par (raison sociale du fournisseur) est destiné à être utilisé en ______________.

Je prends l'engagement, au nom du club (de l'association) ______________ d'acquitter la TVA au cas où ce matériel ne recevrait pas la destination ayant motivée l'attribution de détaxe.

Veuillez agréer… "

IV. Muni de ces documents, de l'accord du directeur des services fiscaux, d'une copie de l'instruction du 10 mai 1972, d'une facture prévisionnelle, se rendre aux services fiscaux communaux (contributions indirectes) les plus proches et leur exposer le problème.
L'administration fonctionnaire met son cachet sur les attestations et garde l'une d'entre elles.

V. Retourner auprès du fournisseur pour y chercher le matériel à lui régler Hors Taxe. On remet au fournisseur l'une des deux attestations restantes et l'on garde l'autre. Le fournisseur utilisera l'attestation au moment de faire sa déclaration de TVA.

Remarque 1
Il est à remarquer que la procédure est différente de celle permettant d'obtenir la détaxe pour les résidents à l'étranger :
pas d'autorisation préalable, payement du matériel TTC lors de l'achat, bordereau de vente à l'exportation rempli par le magasin, contrôle à la frontière où le bordereau est visé et enfin remboursement de la TVA payée par le magasin sur un compte bancaire.
La plupart des magasins connaissent mieux cette dernière procédure et il faut souvent beaucoup de temps
et de patience auprès de certains vendeurs pour qu'ils acceptent le règlement en Hors Taxe.

Remarque 2
Cette procédure consiste donc à attribuer une subvention aux expéditions et représente
une marque de confiance envers les fédérations qui délivrent les parrainages aux expéditions.
Il est évident qu'une fédération ne peut faire profiter de cette procédure qu'aux membres à jour
de leur cotisation, et il est de ce fait impératif que les membres de l'expéditions soient fédérés.