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  > Gestion des échanges internationaux
dans le cadre des accords
bi-gouvernementaux

I - Les acords bi-gouvernementaux

> Cadre général

Par l’intermédiaire du Ministère des Sports, l’Etat Français a mis en place un protocole d’échanges entre fédérations sportives -ou assimilées- de différents pays étrangers. Ces échanges concernent toutes les fédérations sportives qui ont reçu délégation du Ministère des Sports pour la gestion de leur activité.
Pour leur mise en place, il est indispensable que la volonté de partenariat émane des deux fédérations et que ces fédérations aient un contact avec le ministère des sports -ou son équivalent à l’étranger lorsqu’il existe.
Une fois établis, ces accords nous permettent une prise en charge financière lors d’intervention dans un pays étranger ou lors d’accueil de spéléologues étrangers dans des stages ou des action organisés en France.

Ceci selon les modalités suivantes :

>  Intervention à l’étranger

Le Ministère des Sports prend en charge les déplacements et frais depuis le départ jusqu’à l’arrivée dans le pays. Ceci dans la limite d’un plafond défini à l’avance. Ensuite les frais de séjour sont assumés par la fédération d’accueil. Charge à elle ensuite de se faire rembourser par son ministère de tutelle.

>  Accueil d’étrangers

Par l’intermédiaire de la fédération sportive d’accueil, l’Etat Français prend en charge les frais inhérents à l’action définie dans le cadre de l’échange et ce, à partir de l’entrée des spéléologues étrangers sur le territoire national.

Il est à noter que, dans un sens comme dans l’autre, ces accords concernent un nombre restreint d’intervenants par action validée. Généralement 2 à 3 personnes.

> Application à la FFS, aspects pratiques

Courant septembre, le Ministère transmet à la FFS la liste des pays éligibles dans le cadre de ces accords.
En concertation avec les fédérations étrangères concernées, les commissions techniques fédérales et les correspondants pays, la Direction Nationale CREI définit les échanges à mettre en place par pays sur l'année à venir.
Ceux-ci sont présentés selon un ordre de priorité au ministère et constituent les projets de partenariat dans leurs lignes générales.
Pour le Ministère, la date limite de présentation de la liste des projets pour l’année suivante se situe FIN OCTOBRE.
De leur côté, les fédérations étrangères doivent faire de même. A noter qu’il est important qu’une concertation préalable des deux parties détermine les projets afin de les présenter avec les mêmes intitulés. Le Ministère sera par la suite plus enclin à valider les actions concernées.

Après validation de l’accord par le Ministère des Sports, un membre du bureau CREI, référent désigné pour ces échanges, coordonne sa bonne mise en place, en collaboration avec la fédération demandeuse et la commission fédérale concernée.

2 cas possibles :

> Demande de participation à un stage ou à une action fédérale en France.

Par l’intermédiaire du correspondant pays, ou bien directement, la fédération étrangère propose les noms des participants au référent CREI. Celui-ci transmet au siège de Lyon qui avertit le Directeur Technique National ainsi que le président de la CREI, le président de la commission concernée, le responsable de stage et le correspondant pays éventuellement.

Les spéléologues étrangers sont informés de la nécessité de fournir des justificatifs de leurs frais afin d’en obtenir le remboursement par la FFS. Ces frais ainsi que les coûts de prise en charge pendant le stage ou sur toute autre action fédérale devront être présentés au trésorier CREI selon une note de frais normalisée et accompagnée des pièces justificatives.

> Demande d'intervenant technique pour une formation à l'étranger.

   L'action s’effectue à la demande de la fédération d'accueil en concertation avec la commission technique fédérale concernée. Après validation des intervenants selon les modalités définies ci-dessous, les noms sont transmis au Ministère des Sports via le DTN au moins 3 semaines avant l’accomplissement de la mission afin que celui-ci puisse établir un ordre de mission écrit affirmant le caractère officiel de l’intervention.

Dans les 2 cas les modalités pratiques de fonctionnement sont les suivantes :

Un fois l'action définie et les participants et dates arrêtés :
transmission au siège par un responsable CREI des infos suivantes :

-    Titre de l'action, Nom et adresse du responsable, Pays, Participants, Dates, Budget,        N° Accord Bi gouvernemental, Commission concernée.

Edition par le siège d'une fiche action (ordre de mission) et transmission de la fiche à :
- Responsable de l'action (original par mail + courrier)
- DN CREI (mail)
- Correspondant pays (courrier ou mail)
- Président de la commission concerné (mail)
- DTN

> Procédures financières

Les intervenants français sont informés de la nécessité de fournir des justificatifs de leurs frais pour le remboursement par la FFS. Ces frais devront être présentés au trésorier CREI selon une note de frais normalisée et accompagnée des pièces justificatives.
Une fois toutes les dépenses reçues, le trésorier transmet le récapitulatif des dépenses au siège pour le dossier ministère et une copie au chargé des accords Bi Gouvernementaux CREI pour information.
Le dossier technique et financière est préparé par le siège et transmit au ministère après validation du DTN.

A noter qu’il ne pourra normalement pas être fait d’avance de trésorerie dans ce cadre de fonctionnement, cependant et de manière exceptionnelle, certains cas particuliers pourront être traités individuellement et sur demande par le trésorier de la CREI.

II - Les intervenants sur une action à l'étranger

> Choix, cadre général

- Selon la demande faite par le pays d’accueil et, qui plus est pour une intervention technique spécifique (EFS-SSF-EFC-EFPS), le référent CREI prendra contact avec le président de commission concerné afin que celui-ci propose des intervenants ou au minimum valide ceux-ci auprès de la DN CREI.

Les conditions à respecter sont les suivantes :

            -          Un intervenant au moins doit parler la langue du pays ou maîtriser une langue "collective" en usage dans le pays visité (Français, Anglais, Espagnol, Allemand).

-          Le (ou les) intervenants pressentis doivent avoir au préalable remplis leurs obligations pour des actions antérieures. faute de quoi, il (s) pourra faire l’objet d’un veto de la CREI.

            -          Afin d'enrichir les échanges, un intervenant ne pourra pas partir plus de 2 ans de suite dans un même pays. Une dérogation d'un an pourra être accordée dans le cas très exceptionnel où l'intervenant ne pourrait être remplacé pour des motifs justifiés ou sur demande motivée par la fédé d'accueil.

 

> Un cas particulier

Une commission technique estimant que l'organisme demandeur utilise simplement la notoriété et l'image positive de la FFS, sans souhaiter partager les apports techniques amenés par les intervenants, pourra décider de ne pas valider d'intervenants pour des actions du même type l'année suivante. La commission devra, pour cela, informer la CREI du problème au plus tôt et en tout état de cause avant la proposition au Ministère pour l'année suivante. Au cas où l'information passerait ce délai, l'action validée par le Ministère sera, si possible, transférée sous un nouvel intitulé et la fédération d’accueil sera informée de la situation.

> Obligation des intervenants

- S'informer (auprès de la CREI et/ou du correspondant pays) du fonctionnement fédéral et des éventuelles actions antérieures.

            - respecter les spécificités de fonctionnement de la fédération d'accueil.

            - respecter  l’éthique générale de la FFS.

            - limiter ses interventions au domaine pour lequel on a été mandaté. L’intervenant pourra cependant informer les demandeurs du fonctionnement fédéral dans son ensemble, ou technique dans un autre domaine, s’il en a les compétences reconnues.

            - rédiger un CR succinct d'intervention dans les 15 jours suivant le retour en France. Celui-ci sera adressé à : Président CREI, Président Commission technique, Correspondant pays, Directeur Technique National.

-         rédiger un compte-rendu complet dans les 3 mois suivant l’action. Un exemplaire de ce compte rendu, transmis au Ministère des Sports, valide la réalité de la mission. Il est souvent utilisé lors des négociations de l’année suivante entre la France et le pays concerné comme support du bien fondé et du sérieux de l’échange. Il est donc indispensable que sa rédaction tienne compte de l’utilisation officielle qui en sera faite.

Les rapports seront  diffusés en 7 exemplaires minima. 5 Seront envoyés au siège de Lyon et 2 directement à la  fédération étrangère concernée.

Les 5 exemplaires « Français » sont répartis comme suit : 1 Commission concernée, 1 bibliothèque, 1 Référent CREI chargé des actions, 1 Correspondant pays, 1 Ministère via le Directeur Technique National.

Un intervenant n'ayant pas répondu à ces obligations ou ayant posé des problèmes relationnels démontrés et avérés fera l'objet d'un veto de la CREI sur d’éventuelles actions futures.

Les représentants français intervenant dans le cadre des accords bi gouvernementaux sont considérés comme des experts représentants officiels de la Fédération et participant au développement du rayonnement de l’Etat Français en matière de politique sportive. A ce titre leur comportement se doit d’être exemplaire.

Leur présence est signalée par le Ministère des Sports à l’ambassade de France du pays visité.

Si le lieu de la mission le rend possible, un contact avec la représentation française locale est souhaitable.


Synthèse de Phil Bence, validé en comité directeur FFS